Akuntabilitas adalah Bentuk Pertanggungjawaban

Ketika LSM memiliki manajemen staf yang profesional, dimana staf direkrut dengan kualifikasi tertentu, ada ketentuan pengisian timesheet, ada penilaian bagaimana staf bekerja dalam durasi tertentu. Apakah hal ini hanya sebagai pemenuhan terhadap donor? Apakah membuat organisasi yang efisien dan efektif, justru menjauhkan staf dari masyarakat dampingan?

Manajemen staf yang profesional merupakan salah satu standar minimal akuntabilitas LSM. Prinisip ini tidak diperentukan sebagaimana apabila staf bekerja dalam dunia korporasi (terkait dengan gaji misalnya), tetapi bagaimana staf dapat mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada seluruh pihak. Ketika staf melakukan pengisian timesheet, tidak hanya bertujuan untuk melaporkan jam kerja terhadap donor tetapi apa yang sudah dia lakukan dengan masyarakat dampingannya. Bagaimana hal tersebut dapat ditingkatkan dengan lebih baik lagi.

Akuntabilitas perlu dilihat sebagai nilai utama, tidak hanya kepada donor tetapi juga kepada masyarakat dampingan atau disebut dengan akuntabilitas keatas dan kebawah. Selain itu juga akuntabilitas terhadap masyarakat umum dan staf organisasi itu sendiri, akuntabilitas ke dalam dan ke luar. Untuk mengidentifikasi tersebut, ketika melihat nilai-nilai standar minimal akuntabilitas perlu digunakan keempat perspektif tersebut, keatas, kebawah, kedalam, dan keluar.

Dalam standar manajemen staf yang profesional, ketentuan minimal yang perlu dipenuhi oleh organisasi adalah

1. Ada kebijakan dan prosedur organisasi tentang manajemen dan kepegawaian yang mudah diakses oleh staf. (Sistem remunerasi yang disusun secara terbuka dan adil, larangan mempekerjakan anak di organisasi, adanya perjanjian kerja, hak cuti tahunan, haid dan melahirkan, pemutusan hubungan kerja)
2. Proses rekrutmen yang terbuka dan tetap
3. Adanya uraian tugas dan fungsi yang jelas untuk setiap posisi
4. Mengacu pada ketentuan ketenagakerjaan
5. Kebijakan berdasarkan prinsip manajemen yang adil, prinsip HAM dan sensitif gender

Untuk menjawab, apakah ketentuan minimal justru menjauhkan staf dari masyarakat dampingan, kita dapat mengidentifikasi satu per satu. Misalnya terkait dengan proses rekrutment yang terbuka dan tetap serta adanya uraian tugas dan fungsi yang jelas untuk setiap posisi. Ketika organisasi merekrut PO untuk program youth, Organisasi perlu merekrut orang yang memliki kualifikasi terbaik sesuai dengan uraian tugas dan fungsi. Sehingga ketika nanti dilapangan orang tersebut paham apa yang harus dilakukan, karena dia merupakan expertise di bidang tersebut. Ketika organisasi tidak memiliki proses rekrutmen yang terbuka dan tetap, mungkin saja orang yang direkurut bukanlah expertise di bidang youth, melainkan di bidang gender. Hal ini bukanlah akuntabilitas yang baik bagi organisasi. Jadi akuntabilitas adalah bentuk pertanggungjawaban kepada semua pihak, dapat dikatakan merupakan cara untuk memperlihatkan bahwa organisasi dapat diandalkan dan dipercaya.

When NGO has a professional staff management, when staff was recruited with certain qualification, an effort reporting with time sheet, an evaluation of staff performance, and etc. Are all of those only for donor reporting? Are making efficient and effective organisation, creating the gap from staff and the beneficiaries?

Professional staff management is one of the minimum standard of NGO Accountability. This principle isn’t aiming for any requirement like in the corporate world (For instance, the salary allocation), but more likely how staff can be responsible in his work to all the stakeholder. Let’s say staff complete the time sheet, this is not only to report the working hour to donor, but also what he/she has been done with the community they assist. How it can be improve, to empower the community.

Accountability need to be seen as the main value,  not only to the donor but also to the community or can be said upward and downward accountability. Besides that, accountability also need to the general public and in internal organisation, or internal and external accountability. To identified, when we see the NGO Accountability minimum standard, we need to see from those four perspective, upward, downward, internal and external.

NGOs should ensure that staffs work for organization are competent by performing the following points:

1. There is organization’s policy and procedure on management and staffing that is easy to access by the staffs.
2. Open and proper recruitment process.
3. There is a clear job description for every position.
4. Referring to the national employment regulations.
5. The policy is based on fair, human rights, and gender sensitive management principles.

In answering, that the minimum requirements is creating the gap from staff to assisted community, we can try to identify one by one. For example, related with the open and proper recruitment process and a clear job description for every position. When organisation recruit a PO for youth program, organisation need to recruit a best qualification candidate related with the job description. So when he/she in the field, he/she will understand what he/she needs to do because he/she is the expertise. When the organisation didn’t have an open and proper recruitment process, it could be someone that is recruited not the one expert in the youth, but in gender. This could lead a bad accountability for organisation. So accountability is a realisation of organisation responsibility to all the stakeholder, in short it is the way to show that organisation is trusted and reliable.