Professional Staff Management is one out of seven of the Minimum Standard of NGO Accountability, where NGO has to ensure that the staff working for organization are competent.
Considering organisation’s sustainability, competency that staff already had isn’t enough, but how that competency can be improve and become the modal for organisation development. The challenges that happened in development and humanitarian sector very dynamic, in response that situation, the competency of professional staff is very necessary so organisation activity can be run effective and efficient.
By making smart decisions, NGOs — large and small, local and international — can retain and develop the key talent they need to operate current programs with less money and to help innovate for the future. There are some ways to create the “talent pool” as mentioned by Devex:
- Seek out sector-specific online platforms
To start, there are now several online learning platforms that provide a diverse set of free, just-in-time and self-directed courses across range of topics. HR team need to actively looking for that type of online course to build the capacity of Staff. Such as, the Online Writing Training that has been done by Konsil LSM last year.
The most important things in doing the online training that there are the need of participant commitment. They high commitment and willingness to improve them selves, are necessary.
- Offer sector-specific professional credentials
Besides any general course, NGO also need to give particular training looking at more comprehensive programs. For example, NGO give special training of the disability issues, so in designing the program their staff can design the inclusive program.
If NGO has few resources, NGO can invest it to the staff to participate in any important training, such as “monitoring and evaluation training”. It is only need one staff to participate in this training, after that he/she has to build the capacity within the organisation through sharing knowledge.
- Innovate with free and low-cost tools, resources and courses
In designing the programs, staff need to think and work innovative and how the organisation need to build staff capacity in this way. Ideas can come from any resources, learning in another organisation, or even in the free website such as http://diytoolkit.org/.
Improving the critical thinking in innovative way, need some time and more discussion. Besides the opportunity, staff also need the support from another staff to improve their critical thinking. Because we can only see the differences if we practice it.
- Encourage staff to connect with professional networks
There are an increasing number of online social networks that are focused on a range of professional and regional themes and topics. By connecting in these networks, staff and leaders can learn and share with like-minded professionals easily. In a time of change, being able to find solutions to problems, expertise and talent for surge capacity and engage in discussion on emerging challenges.
Besides the example mentioned above, there are a lot of way that organisation can do to increase staff capacity. The lack of fund resources isn’t a problem, because there are thousands of ways for doing that. The most important thing is staff and organisations have to be aware that ‘capacity building’ is a necessary effort for the organisation sustainability.
Memiliki manajemen staf yang profesional merupakan salah satu Standar Minimal Akuntabilitas LSM dimana LSM harus memastikan bahwa staf yang bekerja untuk organisasi adalah seseorang yang kompeten.
Tetapi untuk keberlanjutan organisasi, tentu tidak hanya cukup memiliki staf dengan kompetensi yang dia miliki sebelumnya tetapi bagaimana meningkatkan kapasitas tersebut sebagai modal untuk organisasi agar terus maju dan berkembang. Permasalahan-permasalahan yang terjadi di sektor pembangunan dan kemanusiaan sangat dinamis, sehingga untuk merespon hal tersebut perlu kemampuan staf yang profesional agar kegiatan organisasi bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
Keputusan untuk membangun kapasitas staf, perlu dilakukan oleh LSM baik LSM besar, kecil, lokal maupun internasional. Akan tetapi, permasalahannya adalah bagaimana organisasi dapat membangun kapasitas dengan sedikit dana yang dimiliki. Bagaimana organisasi dapat berinovasi untuk masa depan jika tidak mampu berinvestasi dengan baik.
Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk menciptakan ‘talent pool’ di organisasi berdasarkan artikel dari Devex berikut ini
- Mengikuti pelatihan-pelatihan secara online
Untuk memulai peningkatan kapasitas saat ini banyak sekali platform-platform online dengan berbagai topik dalam berbagai sektor. Tim HR di organisasi perlu mencari pelatihan-pelatihan semacam ini dan meningkatan kemampuan staf. Misalnya seperti Pelatihan Menulis yang dilaksanakan oleh Konsil LSM secara online.
Hal yang paling penting dalam melaksanakan pelatihan secara online adalah diperlukannya konsistensi dari partisipasi peserta yang mengikuti pelatihan. Kemauan yang tinggi untuk meningkatkan kemampuan dirinya, adalah hal yang sangat penting.
- Memberikan pelatihan spesifik kepada staf
Selain pelatihan dalam bentuk umum, LSM juga perlu memberikan pelatihan spesifik untuk program-program secara komprehensif. Misalnya LSM memberikan pelatihan khusus mengenai isu disabilitas, sehingga dalam mendesain suatu program, staf dapat mendesain program yang inklusif.
Jika LSM memiliki sedikit dana, LSM bisa menginvestasikannya kepada staf untuk mengikuti pelatihan-pelatihan penting, seperti “pelatihan monitoring dan evaluasi” cukup satu staf yang mengikuti pelatihan seperti ini. Kedepannya ia harus membangun kapasitas di dalam organisasi secara internal (sharing knowledge)
- Berinovasi dengan sumber daya/kursus/alat yang murah dan/atau tersedia secara gratis.
Dalam mendesain suatu program staf perlu berfikir secara inovatif, tetapi bagaimana kita dapat membantu staf untuk meningkatkan kemampuannya tersebut. Ide-ide bisa datang dari berbagai sumber, dari apa yang dipelajari di tempat lain ataupun dari website-website yang tersedia secara online seperti http://diytoolkit.org/.
Meningkatkan kemampuan berfikir secara inovatif membutuhkan waktu dan diskusi. Sehingga selain mendapatkan kesempatan, staf juga memerlukan bantuan dari staf lainnya untuk bersama-sama meningkan kemampuan befikir mereka. Karena hal ini hanya dapat terlihat ‘perubahannya’ jika dipraktikan langsung.
- Mendorong staf untuk memiliki jejaring profesional
Melalui media sosial, staf dapat membangun jejaringnya dengan berbagai profesional yang memiliki keberagaman topik. Staf dapat mempelajari dan berbagi dengan para profesional di bidangnya dengan mudah. Diskusi baik secara informal maupun formal sangat penting bagi peningkatan kemampuan staf.
Selain cara-cara yang disebutkan diatas, banyak cara lainnya yang dapat diterapkan oleh organisasi untuk meningkatkan kemampuan staf. Minimnya sumber dana bukan menjadi masalah, karena banyak cara lain yang bisa diterapkan. Hal terpenting adalah staf dan organisasi harus menyadari bahwa peningkatan kapasitas staf adalah usaha penting bagi keberlangsungan masa depan organisasi.
